Um die Geschäftsfortführung auch im Not- und Krisenfall zu gewährleisten und alle relevanten regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, unterstützt HiSolutions seit 2019 den Verband der Vereine Creditreform e. V., seine regionalen Geschäftsstellen und Tochtergesellschaften beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines Business-Continuity-Management-Systems (BCMS). Im Zuge dessen wurden BCM-Prozesse eingeführt, kritische Prozesse und Ressourcen ermittelt sowie eine Notfallplanung inklusive eines Übungs- und Testmanagements eingeführt.

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Ziele

Um den Erwartungen ihrer Interessengruppen zu entsprechen, wurde durch Creditreform ein Projekt mit Unterstützung von HiSolutions zum Aufbau bzw. zur Weiterentwicklung ihres BCMS angestoßen. Der initiale Auftrag von HiSolutions bestand darin, ein pragmatisches und anforderungsgerechtes BCMS für den Geschäftsbereich Inkasso zu etablieren. Nach erfolgreicher Pilotierung dieses Bereichs wurde das BCMS im Hinblick auf den Bereich der Wirtschaftsinformation ausgebaut, weitere Geschäftsbereiche schließen sich kontinuierlich an.

Herausforderungen

Mit weltweit mehr als 161.000 Mitgliedern, 161 Geschäftsstellen und verschiedenen Tochtergesellschaften ist Creditreform durch eine sehr komplexe Struktur geprägt. Aufgrund des intensiven Wettbewerbs und der steigenden aufsichtsrechtlichen und regulatorischen Anforderungen wird der Verband stetig mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Unterschiedliche Ebenen und Perspektiven, etwa im Zusammenhang mit einem Prozess- oder Serviceverständnis, mussten innerhalb der Creditreform-Gruppe in Einklang gebracht und aufeinander abgestimmt werden.

Umsetzung

Zu Beginn des Projekts wurde der Inkassobereich in den Fokus genommen und fungierte somit als Pilotbereich. Die Etablierung des BCMS erforderte eine umfangreiche Analyse des vorhandenen IST-Zustandes. Auf dieser Basis wurden innerhalb des Verbands und in Pilot-Geschäftsstellen unter anderem

• Dokumente zum BCM (Leitlinie, Notfallvorsorgekonzept, zentrales Notfallhandbuch, diverse Richtlinien etc.),
• Business Impact Analysen,
• Risikoanalysen,
• Geschäftsfortführungs- und Wiederanlaufpläne,
• Übungen und Tests

durchgeführt bzw. erstellt. Anschließend wurde dann damit begonnen, den Bereich Wirtschaftsinformation in das BCMS einzugliedern.

Um einen einheitlichen und effizienten Lösungsansatz zu verfolgen, wurden mithilfe themenspezifischer Workshops die vorhandenen BCM-Dokumentationen und -Vorlagen weiterentwickelt und als Grundlage für die Erweiterung des BCMS genutzt. Die reaktiven Prozesse wurden anschließend in einer umfassenden Krisenstabsübung erfolgreich getestet.

Im Rahmen des Projektmanagements wurden die anfallenden Aufgaben regelmäßig mit Creditreform abgestimmt und priorisiert. Dadurch war jederzeit sichergestellt, die definierten Projektziele zu erreichen und auf Projektveränderungen schnell reagieren zu können.

Ergebnis

Im Ergebnis betreibt Creditreform mithilfe von HiSolutions ein funktionierendes und angemessenes BCMS und ist in der Lage, Notfälle ganzheitlich zu betrachten und übergreifend zu bewältigen. Innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren wurde ein vollständiges und individuell angepasstes Business Continuity Management für den Inkassobereich sowie für den Bereich der Wirtschaftsinformation entwickelt und dokumentiert. Mithilfe einer zielgerichteten Projektsteuerung wurde das Projekt systematisch umgesetzt. Dies reichte von der Erstellung der notwendigen Notfalldokumentation und -vorlagen über deren Vervollständigung dieser mit den essenziellen Informationen aus Business-Impact- und Risikoanalyse bis hin zur Überprüfung der Ergebnisse in Übungen und Tests.

Die durchgeführten Workshops und Schulungen haben zudem dazu beigetragen, das Verständnis zum BCMS bei den relevanten Funktions- und Entscheidungsträgern zu verbessern. Dies soll im nächsten Schritt mit zusätzlichen Awareness-Maßnahmen ergänzt werden, um bei den Mitarbeitenden von Creditreform nachhaltig das Bewusstsein für das Thema BCM zu schaffen.