Im Rahmen der Einführung des neuen Fachverfahrens DUVA für die Berichterstattung einer Berliner Senatsverwaltung wurde eine Gebrauchstauglichkeitsanalyse für das System DUVA durchgeführt. Diese Durchführung ist die Voraussetzung für das Votum des Personalrats zur Freigabe des Probeechtbetriebs des Systems.
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Der Nachweis der Gebrauchstauglichkeit ist eine nach der Bildschirmarbeitsverordnung gesetzlich verankerte Forderung. Sie beschreibt das Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Nutzungskontext dazu verwendet werden kann, bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen. Diese ist in der EN ISO Norm 9241 „Ergonomie der Mensch-System-Interaktion“ definiert.
Für eine Zustimmung des Personalrats für den Einsatz der Analyse-Software DUVA war es dem Kunden wichtig, die Gebrauchstauglichkeit nachzuweisen und ggf. Handlungsempfehlungen für Verbesserungen zu formulieren.
DUVA ist ein Informationsmanagementsystem der KOSIS-Gemeinschaft für die öffentliche Verwaltung, die IT-Instrumente für kommunale Statistik, Stadtforschung und Planung sowie Wahlen kooperativ und kostensparend organisiert. DUVA ermöglicht das Sammeln, Eingeben, Aufbereiten, Präsentieren und Weitergeben von Informationen aus beliebigen Datenquellen zu unterschiedlichen Fragestellungen.
Die Herausforderungen zum Nachweis der Gebrauchstauglichkeit eines Anwendersystems hängen sehr vom Nutzungskontext, den Prozessen im Arbeitsumfeld, aber auch von den Kenntnissen und Fähigkeiten der Anwender ab. Sie können daher nur durch Befragungen der Anwender des Systems erhoben werden und bilden in diesem Sinne „nur“ ein subjektives Maß ab. Zusätzlich konnten objektive Maße durch Erhebung des Umfelds und der Interaktionen dieser mit dem System erhoben werden.
Es existieren jedoch keine Standard-Prüfkataloge und -methoden mithilfe derer eine Analyse beliebiger Systeme durchgeführt werden kann. Somit muss für jedes Softwaresystem und jeden Anwendungsbereich eine Methodik zur Analyse der Gebrauchstauglichkeit erarbeitet bzw. angepasst werden
Für die Umsetzung des Projekts wurde ein Konzept zur Analyse der Gebrauchstauglichkeit des Systems DUVA für den Einsatz im betroffenem Referat der Berliner Senatsverwaltung erarbeitet und die Analyse für die aktuell gültige Version des Systems durchgeführt.
Dazu wurde zunächst eine Auswahl der relevanten ISO-Normanteile der ISO Norm 9142 vorgenommen und eine Zuordnungs- und Berechnungsmethodik einzelner Merkmale zu Merkmalsgruppen erarbeitet.Es wurden mithilfe der angepassten Prüfkataloge Interviews durchgeführt, sowohl mit den zukünftigen Anwendern im betroffenen Referat, die bereits eine DUVA–Schulung und Einarbeitung durchlaufen haben, als auch mit Expertenanwendern des DUVA-Systems, die die Software im Rahmen des Planungsraumbezogenen Informationssystems für Monitoring und Analyse (PRISMA) in einer weiteren Berliner Senatsverwaltung einsetzen.
Auf der Basis der Prozesserhebungen des BIA/SBF1-Teams wurde zudem eine Business Support-Analyse (BSA) durchgeführt, mithilfe derer die Abhängigkeiten und das Zusammenspiel der einzelnen Prozesse, Rollen und der DUVA-Module erfasst und visualisiert wurden. Für diese Analyse und Visualisierungen wurde das international etablierte Enterprise Architecture Management (EAM) - Werkzeug „leanIX“ verwendet.
Abschließend wurde noch eine Erhebung der datenzuliefernden Systeme und deren Datenqualitäten durchgeführt. Mit diesen beiden Methoden wurden objektive Bewertungsanteile zur Gesamtanalyse beigefügt.
Das Projekt konnte erfolgreich abgeschlossen werden. Die Gebrauchstauglichkeit für die DUVA-Analysesoftware, die durch einen ausführlichen Analysebericht untermauert wurde, konnte erteilt werden.
Als weiteres Ergebnis konnten Handlungsempfehlungen für den Hersteller der Analysesoftware sowie für die interne Organisation der betroffenen Berliner Senatsverwaltung ausgesprochen werden, die sich aktuell schon teilweise in der Umsetzung befinden.
„Mit der durchgeführten Untersuchung und dem erarbeiteten Analysebericht haben wir eine gute Grundlage für ein positives Votum für die Einführung des Fachverfahrens durch den Personalrat gelegt.“
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