Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir: Es lässt sich immer ein Weg finden, der zum Erfolg führt. Wichtig ist dabei, die kritischen Erfolgsfaktoren zu kennen und diese gezielt zu berücksichtigen. Im Folgenden haben wir die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines wirksamen, toolgestützten Software Asset Managements für Sie zusammengestellt. Diese sollen Ihnen dabei helfen, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um nachhaltige Erfolge zu verzeichnen. Im Folgenden haben wir die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines wirksamen, toolgestützten Software Asset Managements für Sie zusammengestellt. Diese sollen Ihnen dabei helfen, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um nachhaltige Erfolge zu verzeichnen.
Broschüre als PDF herunterladen
Klar definierte Anforderungen an ein SAM-Tool helfen Ihnen, das richtige Tool zu finden. Die Anforderungen resultieren aus Ihrer Organisation, den vorhandenen und anzubindenden Tools, aus den Prozessen, die mit dem Tool unterstützt werden sollen und natürlich aus dem SW-Produkten, die Sie im Tool abbilden wollen und deren Lizenzmodellen. Mithilfe eines geeigneten Auswahlverfahrens, prüfen Sie die verschiedenen Lösungen am Markt auf Herz und Nieren und identifizieren den Anbieter, der mit seiner Lösung am besten zu Ihnen passt.
SAM oder auch Lizenzmanagement sind sehr wissensintensive Disziplinen. Sie müssen das Rad jedoch nicht neu erfinden. Profitieren Sie von markterprobten Best Practices und kaufen Sie die benötigte Expertise zu Prozessen, Tools oder Lizenzmodellen und deren Überwachung ein. Damit Sie nicht dauerhaft auf externe Unterstützung angewiesen sind, stellen Sie sicher, dass ein Know-how-Transfer zu Ihren internen Mitarbeitern gewährleistet wird.
SAM kann nur erfolgreich sein, wenn es durch die Leitungsebene („C-Level“) gefordert und gefördert wird. Stellen Sie die Unterstützung, insbesondere des CIOs, sicher. Machen Sie ihm/ihr klar, dass Compliance ein bedeutsames Thema ist, das seiner ihrer Aufmerksamkeit bedarf. Er/sie muss Sie darin unterstützen, indem er/sie Hindernisse aus dem Weg räumt und Ihnen die nötigen Ressourcen zur Verfügung stellt (siehe auch unter N).
Für ein erfolgreiches Lizenzmanagement wird eine besonders hohe Datenqualität benötigt. Dies betrifft in erster Linie technische und organisatorische Daten zu ihren Hard- und Software-Assets. Bei unvollständigen oder inkonsistenten Daten kann auch das beste Tool keine korrekte Lizenzbilanz ermitteln. Die größte Herausforderung besteht darin, dass die Datenqualität maßgeblich durch Prozesse außerhalb des SAMs beeinflusst wird. Hier müssen Aufklärungsarbeit geleistet und verbindliche Zusagen durch die Datenlieferanten eingeholt werden.
Ein erfolgreiches SAM bzw. Lizenzmanagement ist ein Marathon und kein Sprint. Die Erreichung der klassischen Ziele (Sicherstellung der Compliance und Steigerung der Wirtschaftlichkeit) erfordert viel Zeit, Geduld und vor allem Engagement. Lassen Sie sich nicht demotivieren, bleiben Sie auf dem Weg, nachhaltige Erfolge stellen sich immer erst nach ein paar Jahren ein!
Wie bereits unter B erklärt, ist der punktuelle Einkauf von externen Beratern oftmals sehr hilfreich. Am Markt gibt es viele Anbieter mit unterschiedlichen Spezialisierungen. Suchen Sie sich jeweils Berater, die die nötigen Erfahrungen in den verschiedenen fachlichen Fragen des Lizenzmanagements (z.B. Organisations- und Prozessgestaltung, individuelle Produktlizenzierung, Toolauswahl etc.) mitbringen und dabei objektiv und unabhängig ausschließlich in Ihrem Sinne agieren.
Für ein nachhaltig wirksames SAM ist eine wirksame Governancefunktion ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor. Governance bezeichnet in dem Fall die Erarbeitung und Durchsetzung von verbindlichen Vorgaben und Richtlinien für den rechtmäßigen Umgang mit Software. Eine gute Governance stellt sicher, dass Lizenzbedingungen überall im Unternehmen eingehalten werden, und Software wirtschaftlich eingesetzt wird. Sie ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Managementsystems (siehe unter M).
Natürlich hat ein gemeinsames Projekt mit HiSolutions wesentlich größere Erfolgsaussichten, als ein Projekt mit einem anderen Beratungshaus.
Mithilfe der Inventarisierung lässt sich die für ein effektives Lizenzmanagement essenzielle Transparenz erzeugen. Die Inventarisierung muss die komplette Client- und Server-Hardware, die installierte bzw. genutzte Software sowie die beschafften Lizenzen und deren Verträge umfassen. Mit einer guten Inventarisierung legen Sie den Grundstein für die Steuerung der Compliance.
Lizenzverträge sind nicht immer für jedermann verständlich formuliert. Oftmals ist unklar, welche Verpflichtungen der Lizenznehmer hat bzw. wie weit diese gehen. Insbesondere Auskunfts- und Überprüfungspflichten
stellen oftmals Streitpunkte in Auditsituationen dar. Hier kann ein spezialisierter Anwalt für IT-Recht helfen. Achten Sie jedoch darauf, dass der Jurist Erfahrungen mit dem jeweiligen Lizenzgeber und dessen Verträgen nachweisen kann.
Die klassischen Ziele des Lizenzmanagements wie Sicherstellung der Compliance und Steigerung der Wirtschaftlichkeit werden niemals vollständig in einem Schritt erreicht – dafür sind einfach zu viele Brandherde
zu bekämpfen. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein sinnvolles Scoping. Definieren Sie erreichbare Etappenziele und sorgen Sie für eine kontinuierliche Verbesserung, in dem Sie jährlich weitere Ziele definieren, die den betrachteten Scope (z.B. Softwareprodukte, Organisationseinheiten oder Prozesse) sukzessive erweitern.
Stellen Sie sicher, dass das Wissen zu den verschiedenen Lizenzmodellen der eingesetzten Software in Ihrer Organisation vorhanden ist. Dies kann typischerweise nicht eine Person alleine leisten. Verteilen Sie die Verantwortung zum Know-how-Erwerb auf verschiedene Stellen, wie z.B. Software-produktverantwortliche. Verlassen Sie sich insbesondere nicht darauf, dass dieses Wissen in Tools steckt! Ihr Auto kennt auch nicht alle Verkehrsregeln, die es zu beachten gilt.
Aus vielen ISO-Normen wissen Sie bereits: Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg ist ein Management-system, welches durch die Definition von Rollen, Prozessen und Richtlinien die jeweilige Disziplin (wie Qualität, Sicherheit oder eben Compliance) erst steuerbar macht. Durch die Entwicklung eines effektiven Managementsystems für SAM, schaffen Sie ein kontrollierbares Umfeld und somit die Grundlage für den weiteren Erfolg.
Der Erfolg eines Lizenzmanagers steigt und sinkt mit seiner Fähigkeit, ein Netzwerk mit anderen Stakeholdern im Unternehmen aufzubauen und zu unterhalten. Hierzu gehören in erster Linie das Client- und Servermanagement sowie das Einkaufs- und Vertragsmanagement, aber auch Juristen und das höhere Management. Weiter noch: Auch ein Netzwerk mit anderen Lizenzmanagern aus vergleichbaren Unternehmen und/oder externen Beratern ist extrem wertvoll.
Regeln Sie die Organisation rund um Ihr SAM. Klären Sie, wer welchen Beitrag leisten muss, damit die Compliance überwacht und aktiv gesteuert werden kann. In erster Linie müssen dafür die Verantwortungen geregelt werden (siehe unter V). Klären Sie erst danach die genauen Prozesse.
Wenn auch nicht ganz so bedeutsam wie die Regelung von Verantwortungen, ist die Gestaltung wirksamer Prozesse dennoch ebenfalls ein essenzieller Faktor für die Steuerbarkeit des SAMs und der Lizenzcompliance. Prozesse stellen sicher, dass reproduzierbare Ergebnisse mit einer gleichbleibenden Qualität erzielt werden. Wichtig: Es gibt nicht den einen allumfassenden Lizenzmanagementprozess. Vielmehr gilt es, verschiedene SAM-Prozesse und deren Zusammenspiel zu gestalten.
Um die vielfältigen Herausforderungen des SAMs bewältigen zu können, ist eine entsprechende Qualifizierung und kontinuierliche Weiterbildung dringend angeraten. Am Markt gibt es diverse Weiterbildungsangebote, die auf die verschiedenen, relevanten Wissensgebiete abzielen. Viel wichtiger ist aber auch eine entsprechende interdisziplinäre Grundausbildung. SAM oder auch das Lizenzmanagement sind spannende Tätigkeitsfelder für Wirtschaftsinformatiker oder allgemein Personen, die sich gleichermaßen für technische als auch kaufmännische Aspekte der IT begeistern können.
Lizenzmanagement ist keine One-Man-Show. Die vielfältigen Aufgaben erfordern entsprechend viele Personalressourcen. Auch Ressourcen wie (externe) Wissensquellen und technische Ressourcen wie Tools sind entscheidend für den Erfolg. Um erfolgreich zu sein, muss ein Lizenzmanager sein Management von den benötigten Ressourcen überzeugen.
Ein erfolgreiches Lizenzmanagement erfordert die Verarbeitung zahlreicher Daten aus zahlreichen Quellen. Identifizieren Sie führende Systeme und stellen Sie den korrekten Datenfluss sicher. Vermeiden Sie manuelle oder gar redundante Pflege und letztlich Inkonsistenzen in Ihren Daten. Korrigieren Sie Fehler nicht durch Symptombekämpfung, sondern durch Korrekturen in den Quellsystemen. Extrem hilfreich dabei: Erfolgreiches „Netzwerken“ (siehe unter N).
Im Tagesgeschäft eines Lizenzmanagers ergeben sich immer wieder toolbezogene Fragen und Probleme, deren Lösung spezielle technische Expertise erfordert, die nur selten im eigenen Unternehmen vorhanden ist. Toolhersteller oder deren Partner helfen Ihnen, das SAM-Tool im Tagesbetrieb zu überwachen und aktuell zu halten. Ebenso helfen Sie Ihnen, wenn das Tool angepasst werden muss, oder mal nicht so will, wie Sie es sich vorstellen. Planen Sie entsprechende Aufwände ein und suchen Sie sich einen technischen Partner, der zu Ihnen passt.
Achten Sie bei der Erarbeitung der Konzepte für ein wirksames SAM auch stets an deren Umsetzbarkeit im Hinblick auf die individuellen Rahmenbedingungen Ihrer Organisation. Bauen Sie auf Anhieb zu große
Luftschlösser, droht Ihnen das Scheitern. Evolutionäre Ansätze, die nach und nach (Teil-)Erfolge verzeichnen, sind insgesamt erfolgreicher, als theoretische Ansätze, die allumfassende Lösungen versprechen. „Think big, but start small!“
Kernelemente eines wirksamen Managementsystems und einer funktionierenden Organisation mit verteilten Mitwirkungspflichten sind geregelte Verantwortungen. Wessen Verantwortung ist es, Compliancedefizite zu identifizieren? Wessen Verantwortung ist es, Lösungen dafür zu finden? Wessen Verantwortung ist es, die benötigten Daten in der benötigten Qualität bereitzustellen? Sind die jeweiligen Verantwortungen erst definiert und kommuniziert, lösen sich viele Problem fast von alleine.
Auf dem Weg zur Compliance werden Ihnen sicherlich viele Ungereimtheiten und Complianceverstöße begegnen. Haben Sie keine Angst davor, diese zu thematisieren und transparent zu machen. Die Vergangenheit lässt sich nicht mehr ändern, Sie haben aber die Möglichkeit, die Zukunft zu verbessern. Verschleiern Sie daher nicht die Wahrheit, sondern zeigen Sie, dass Sie den Mut haben, Fehler der Vergangenheit zu korrigieren.
Verschwenden Sie nicht unnötig viel Zeit damit, jegliche alten Lizenzbestände zu recherchieren. Fokussieren Sie sich darauf, passende Lizenzen (und deren Grundlagen) für den aktuellen Lizenzbedarf zu finden. Lizenzen von Produkten, die längst keine Rolle mehr spielen, dürfen gerne unentdeckt bleiben.
Mit dem Software Asset Management werden verschiedene Ziele verfolgt. Im Vordergrund stehen stets die Erreichung der Compliance und die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Machen Sie sich bewusst, dass diese Ziele nicht gleichzeitig und vor allem nicht im ersten Schritt erreicht werden können. Fokussieren Sie sich zu Beginn auf die Sicherstellung der Compliance für ausgewählte Produkte. Für die Steigerung der Wirtschaftlichkeit müssen wesentlich mehr Elemente zusammenspielen, weshalb dieses Ziel langfristig verfolgt werden muss (siehe auch unter K).