Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erneuerte in einem mehrjährigen Projekt ihre Client-Infrastruktur und migrierte im Zuge der Umstellung des Client-Betriebssystems von Windows 7 auf Windows 10 ca. 2.500 mobile und stationäre Arbeitsplatzrechner am Hauptstandort und 50 Außenstellen. Bedingung für die umfassende Migration war unter anderem die Konzeption und die Entwicklung von architekturkonformen Clients für die mobile Arbeit, die auch an Standorten, die nicht an das Berliner Landesnetz angeschlossen waren, zum Einsatz kommen konnten. Im Projekt wurden 27 hausinterne Fachverfahren sowie zahlreiche Sondersoftwareprodukte auf die mit den Vorgaben der IKT-Steuerung konforme neue IT-Infrastruktur migriert. Die verfahrensübergreifende IT-Migration wurde in enger Zusammenarbeit zwischen IT-Stelle, IT-Verfahrensbetreuung, den Verfahrensverantwortlichen in den Fachbereichen sowie dem ITDZ durchgeführt.
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Der Auftrag an HiSolutions bestand darin das Projekt zu steuern und fachlich, inhaltlich und methodisch zu unterstützen, um:
Als HiSolutions im Dezember 2019 in das Projekt eingebunden wurde, befand sich das Projekt auf einem kritischen Pfad. Erste Rolloutzusagen konnten nicht eingehalten werden und Ressourcenengpässe stellten das Projekt vor ernste Probleme. Es herrschte bei den Verantwortlichen im Projekt Unklarheit über den aktuellen Status des Projektes und welche nächsten Schritte erforderlich wären, um kurzfristig die Erreichbarkeit der Projektziele bewerten zu können. Richtungsweisende Entscheidungen zur Vorbereitung und Durchführung des Rollouts waren nicht möglich, weil sowohl der Implementierungsgrad der Citrix-Infrastruktur, als auch der Entwicklungsstand der Client-Komponenten und der Fachverfahren und Anwendungen unzureichend bekannt waren.
Um schnelle Erfolge im Projekt zu realisieren und die Steuerbarkeit der Aufgaben zu ermöglichen, hat HiSolutions agile Arbeitsweisen im Projekt verankert. Dabei wurden Kanban-, Scrum- und klassische Projektsteuerungsmethoden kombiniert. Ein selbst entwickeltes Projektsteuerungstool von HiSolutions unterstützte die Projektleitung dabei, Aufgaben in Arbeitspaketen zusammenzufassen und den Arbeitsfluss in einem Kanban-Board zu optimieren. Dabei wurde auf einen optimalen Ressourcen-Mix aus internen und externen MitarbeiterInnen geachtet, um die Zusammenarbeit an den spezifischen Entwicklungs- und Konzeptionsthemen so effizient wie möglich zu gestalten. Ein wichtiger Aspekt des Projekts wurde die kontinuierliche Identifikation und Bewertung von Projektrisiken – essenziell in besonderem Maße nach der Ausbreitung des Covid-19-Virus und der folgenden Pandemie, die erheblichen Einfluss auf die Gestaltung der Zusammenarbeit im Projekt hatte. Innerhalb kürzester Zeit wurde die gesamte Projektarbeit und -steuerung virtualisiert und auf kollaborative Formate umgestellt.
Nach der Einführung von agilen Methoden im Projekt wurde die Zusammenarbeit in Teams organisiert, die spezifische Projektaufgaben eigenverantwortlich und selbst organisiert bearbeiteten. Dadurch entwickelte sich eine Vertrauensbasis zwischen den internen und externen Projektmitgliedern, die sehr schnell zu ergebnisorientierterem Arbeiten führte. In der Folge konnten im Projekt in zweiwöchigen Intervallen projektspezifische Ergebnisse kontinuierlich realisiert werden. Die Stärkung der Eigenverantwortung der einzelnen Mitarbei-terInnen bei der Erledigung der Projektaufgaben führte zu einer größeren Identifikation der MitarbeiterInnen mit den Projektinhalten und -zielen und mithin zu einer höheren Produktivität im Projekt. Zudem gewährleistete die Steuerung des Arbeitsflusses im Projekt über ein Kanban-Board, dass die Beanspruchung der internen MitarbeiterInnen mit Projektaufgaben und Regelaufgaben im Betrieb in einem ausgeglichenen Verhältnis standen.
Die Rahmenbedingungen der agilen Zusammenarbeit wurden im Projekt regelmäßig einem Review unterzogen und Steuerungsmechanismen gegebenenfalls angepasst. Durch die kontinuierliche Steuerung der notwendigen Aufgaben im Projekt und des Flusses der Bearbeitung der Aufgaben in definierten Arbeitspaketen war es möglich, verlässliche Fertigstellungstermine für die Bereitstellung der Client-Infrastruktur zu definieren. Das ermöglichte letztendlich die valide Planung der Rollouts der Windows 10-Clients. In mehreren Phasen wurden am Hauptstandort und in den Außenstellen der Senatsverwaltung Rollouts durchgeführt – zum Teil mit Austausch der bestehenden Arbeitsplatzrechner durch einen externen Dienstleister. Die Vorgaben der Task-Force der IKT-Steuerung des Landes Berlin, alle Arbeitsplatzrechner der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie bis Ende 2020 auf das Betriebssystem Windows 10 zu migrieren, konnten mit dem Projekt eingehalten werden.
„Das Ziel war die Umstellung der mehr als 2.300 IT-Arbeitsplätze auf Windows 10 und Office 2016 und die parallele Einführung der Terminalserverumgebung bis Ende 2020. Mit klassischen Projektmanagementmethoden wäre dies in der vorgegebenen Zeit, auch aufgrund der im März 2020 ausgebrochenen Covid-19-Pandemie, nicht erreichbar gewesen. Nur mit der Unterstützung und der aktiven Begleitung des Teams der HiSolutions AG sowie die Umstellung auf agiles Projekthandeln war dies möglich. Das hohe Engagement und die positive Motivation der Berater von HiSolutions auf alle Projektbeteiligten machten es möglich, die gesetzten Ziele zu erreichen, trotz der zusätzlichen Projektrisiken, die durch den Ausbruch der Covid-19-Pandemie entstanden sind. Für die nächsten anstehenden Projekte ist das Team der HiSolutions AG fest eingeplant.“
Die Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ist eine von zehn Fachverwaltungen des Berliner Senats im Range eines Landesministeriums und als solche Teil der Landesregierung sowie zuständige oberste Landesbehörde für die Bildungs-, Schul-, Jugend- und Familienpolitik in der deutschen Hauptstadt. Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie untergliedert sich in sechs Abteilungen. Zu ihr gehören auch die Schulaufsichten in den zwölf Bezirken, das Sozialpädagogische Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg (SFBB), die Berliner Landeszentrale für politische Bildung sowie das gemeinsame Landesinstitut für Schule und Medien Berlin-Brandenburg (LISUM).
Die HiSolutions AG ist einer der führenden deutschen Beratungsspezialisten für IT-Management und Information Security. Seit mehr als 25 Jahren unterstützen wir unsere Kunden dabei, die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen und die damit verbundenen Risiken zu beherrschen.
Wir stehen dafür, Barrieren in der Zusammenarbeit von Business und IT abzubauen und starke Business-IT-Partnerschaften für den digitalen Wandel zu entwickeln. Durch die Entwicklung einer realisierbaren IT-Strategie unterstützt die Partnerschaft aktiv die Geschäftsfähigkeiten der Kunden.
Als einer der führenden unabhängigen Beratungsspezialisten für das IT- und Service-Management prägen wir seit 1992 den Wandel und die Entwicklung vieler IT-Organisationen im deutschsprachigen Raum mit. Mit über 250 fest angestellten Mitarbeitern bringen wir unser spezifisches Wissen und unsere Umsetzungserfahrung in über 600 Projekten jährlich ein. HiSolutions wurde mehrfach für verschiedene Innovationen, für sein kontinuierliches Wachstum sowie im bundesweiten Beratervergleich als „Top Consultant“ ausgezeichnet.