Grenzen überwinden – Geschwindigkeit erhöhen: Ein Fachverfahren zur Personalgewinnung wird an einen IT-Dienstleister in der öffentlichen Verwaltung übergeben. Es bildet das komplette Bewerbungsverfahren für den öffentlichen Dienst als Online-Service ab – datenschutzkonform, BITV-konform und gerichtsfest. Gemeinsam mit HiSolutions konnte der IT-Dienstleister diese komplexe Herausforderung meistern.

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Ziele

Landesweite Verfügbarkeit. Priorisierbare  Anforderungen. Agile Prozesse.

Mit der Übergabe des Fachverfahrens an den Dienstleister sollte dieses als Landesverfahren etabliert und damit den Landesbehörden und -betrieben zur Verfügung gestellt werden, um sie zu entlasten, Rechtssicherheit für die Nutzenden sicherzustellen und eine zukunftsfähige Weiterentwicklung zu gewährleisten. Angesichts der steigenden Zahl der Anforderungssteller sollten diese koordiniert und priorisiert werden können. Um schnell auf geänderte Anforderungen und Rahmenbedingungen reagieren zu können, sollten die Lieferfrequenz und -geschwindigkeit gesteigert und die Produktorganisation und Entwicklungsprozesse agil ausgerichtet werden.

Herausforderungen

Einheitliche Umsetzung. Änderungen im Team. Pandemie + Homeoffice.

Die Herausforderungen waren vielfältig: Nach einer transparenten, nachvollziehbaren Planung der Anforderungen diverser Behörden und Betriebe musste eine zeitnahe wie einheitliche Umsetzung sichergestellt werden. Die Ende-zu-Ende Ausrichtung der Produktorganisation machte es zudem erforderlich, bestehende Entscheidungswege zu optimieren, um schnell entscheidungs- und reaktionsfähig zu sein. Neben organisatorischen Veränderungen bedingte die Übergabe des Verfahrens auch Veränderungen im Team. Und schließlich fand die Transformation der Produktorganisation unter Pandemiebedingungen und meist zu 100 % im Homeoffice statt.

Umsetzung

Klare Rollen im Team. Individuelle Coachings. Agile Methoden. 

Die Umsetzung erfolgte mit mehreren Schwerpunkten. Von Beginn an wurde das gesamte Team aktiv einbezogen, um nachhaltige Mechanismen zur Verantwortungsübernahme und Selbstorganisation zu verankern. Im Produktkontext wurden klare Rollen und Verantwortlichkeiten erarbeitet, übergreifend geklärt und Step by Step etabliert. Die Rollen als Product Owner und Scrum Master wurden mit Teammitgliedern besetzt – und werden bis heute stetig weiterentwickelt.
In Workshops und Wissenstransfers wurde ein gemeinsames Verständnis für Prozesse geschaffen, das stetig ausgebaut wird. Individuelle Coachings unterstützten die Rolleninhaber beim Leben ihrer jeweiligen Funktionen. Produktverantwortliche wurden u. a. im agilen Anforderungs- und Stakeholder-Management geschult, die Prozessverantwortlichen v.a. hinsichtlich Methoden, Techniken und Workshop-Formaten unterstützt. Auch das Thema Führen im agilen Kontext 
und im Rahmen der öffentlichen Verwaltung fand seinen Platz. Durch den gezielten Einsatz von Remote-Werkzeugen und passenden Moderationstechniken konnten diese Unterstützungsleistungen trotz Pandemiebedingungen optimal durchgeführt werden. Um die nachhaltige Anpassungs- und Lernfähigkeit der Produktorganisation zu gewährleisten, wurde zudem ein Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Qualität und Service etabliert. Weitere unterstützende Aktivitäten fanden zur Optimierung der Liefer- und Supportpro-
zesse statt.

Ergebnis

Hohe Zielerreichung. Nutzenorientierte Weiterentwicklung. Hochautomatisiertes, selbstorganisiertes Verfahren.

Die Vielzahl der positiven Ergebnisse und Mehrwerte belegt die erfolgreiche Umsetzung der komplexen Übergabe des Fachverfahrens an den IT-Dienstleister:

• Eine enge Abstimmung mit den Stakeholdern ermöglichte eine nutzenorientierte Weiterentwicklung des Verfahrens. Änderungen von Anforderungen können auch künftig zeitnah berücksichtigt werden.
• Die Kundenzufriedenheit konnte selbst in der Übergangsphase gehalten und zwischenzeitlich weiter gesteigert werden.
• Das Produktteam arbeitet in enger Abstimmung und als crossfunktionales Team effizient und nutzenfokussiert zusammen. Ein kontinuierlicher Wissenstransfer stellt die Vertretbarkeit im Team sicher. Die enge Zusammenarbeit ermöglicht zudem einen hohen Automatisierungsgrad, was zu einer erheblichen Steigerung der Qualität und Zuverlässigkeit des Verfahrens beiträgt.
• Sprintziele werden kontinuierlich und mit einer hohen Zuverlässigkeit erreicht, die Lieferfähigkeit der Produktorganisation insgesamt wurde damit erheblich gesteigert. 
• Es besteht Klarheit über die Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Produktorganisation arbeitet selbstorganisiert und in enger Abstimmung mit den Linienverantwortlichen.
• Es herrscht zu jeder Zeit Transparenz über den aktuellen Entwicklungsstand und die geplanten Arbeiten zur Weiterentwicklung des Verfahrens.
• Der im Team etablierte Prozess zur kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserung ermöglicht es, kommende Herausforderungen konstruktiv und selbstorganisiert zu bewältigen.