Bei der Einführung von SAM orientieren wir uns an den fünf Phasen des ITL-Service-Lebenszyklusses. Dabei liefert Ihnen jeder der Phasen einen abgeschlossenen, eigenständigen Nutzen und entsprechende Ergebnisse. Es ist daher auch ohne weiteres möglich, die Phasen einzeln zu planen und durchzuführen.
In Phase 1 analysieren wir Ihre spezifische Situation, arbeiten Stärken und Schwächen heraus und skizzieren gemeinsam mit Ihnen ein Zielbild, in dem die wichtigsten strategischen Grundsätze für das zukünftige SAM festgelegt werden. Mit dem Ergebnis ist es Ihnen möglich, wichtige Entscheider in Ihrer Unternehmung von bestehenden Risiken und daraus resultierenden Handlungsbedarfen zu überzeugen.
In der zweiten Phase gestalten wir mit Ihnen das konkrete Soll-Konzept, bestehend aus Rollen, Prozessen und der nötigen Tool-Unterstützung. Für diese Phase abschließend führen wir dann gemeinsam mit Ihnen die Umsetzungsentscheidung herbei.
Die dritte Phase dient der operativen Einführung des zuvor verabschiedeten Soll-Konzepts. Wir schulen die zu involvierenden Mitarbeiter, helfen operativ bei Anlaufschwierigkeiten und führen ggf. ein geeignetes Tool ein. Letzteres umfasst auch die Identifikation des für Sie best-geeigneten Tools, welche wir herstellerunabhängig und neutral, ausschließlich auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen unterstützen.
Die vierte Phase umfasst die operative Unterstützung bei den verschiedensten Alltagssituationen im SAM. Beispielsweise die Klärung konkreter Lizenzierungsfragen, die Erstellung einer Lizenzbilanz oder die Unterstützung bei dem Betrieb des SAM-Tools. Unsere Unterstützung in dieser Phase hilft Ihnen insbesondere, wenn Sie noch nicht über die personelle Ausstattung verfügen, um das Soll-Konzept zu leben oder für die Aufbereitung der Lizenzierungshistorie zusätzliche Expertise benötigen.
Bei der Einführung von SAM können typischerweise nicht alle Probleme auf einmal gelöst werden. Vielmehr ist es erfolgskritisch, stets einen zu bewältigenden Scope zu definieren und diesen erst im Nachgang sukzessive auszuweiten. Die fünfte Phase dient genau dieser Scope-Erweiterung und dem Ausbau der Reichweite des SAMs. Die Erweiterung kann dabei in verschiedenen Dimensionen erfolgen. So können bspw. die betrachteten Softwareprodukte oder -hersteller, die betrachteten Organisationseinheiten, der Prozess-Scope, oder auch der Umfang der Toolunterstützung ausgeweitet werden.
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir einen Plan für die Scope-Erweiterung und bringen diesen zur Entscheidung.
Bei großen Unternehmen und Konzernen liegen die individuellen Herausforderungen oftmals darin begründet, dass es historisch bedingt viele eigenständige, lokale Bereiche gibt, in denen völlig unterschiedliche Rahmenbedingungen und Freiheitsgrade gelten. Gleichzeitig sollen aber Synergie- und Skaleneffekte realisiert werden, weshalb übergreifend gültige Verträge geschlossen werden (oder worden sind), aus denen einheitliche Rechte und vor allem auch Pflichten resultieren. Das Soll-Konzept für das SAM muss daher die lokalen Besonderheiten und Freiheitsgrade respektieren, gleichzeitig aber auch sicherstellen, dass übergreifende vertragliche, oder rechtliche Verpflichtungen eingehalten werden können.
Unser Ansatz ist in diesem Fall ein mehrschichtiges Steuerungsmodell, bestehend aus einer globalen Governance- und Reporting-Schicht, und einer dezentralen, lokalen Ausführungsschicht, welche individuelle Prozesse oder auch Tools zulässt.
Auch in der öffentlichen Verwaltung auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene führt die Aufteilung in abgegrenzte eigenverantwortliche Bereiche (wie Ministerien oder Ämter) zu einer Heterogenität bei Prozessen, Daten und Tools. Dies macht es schwer, die Verpflichtungen aus übergreifend gültigen Verträgen einzuhalten. Knappe Haushalte und knappe personelle Ressourcen verschärfen dies häufig. Auch aus dem Vergaberecht resultieren zusätzliche Herausforderungen, wenn es beispielsweise um die Beschaffung zusätzlicher Ressourcen oder Tools geht.
Wir sind mit diesen speziellen Herausforderungen bestens vertraut und können auf bewährte Lösungen aus zahlreichen vergleichbaren Projekten in der öffentlichen Verwaltung sowohl auf Bundes-, Landes- als auch kommunaler Ebene zurückgreifen.
Die Besonderheit von Hochschulen und anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen ist typischerweise die sehr kleinteilige Aufteilung in eigenverantwortliche Bereiche, die aus vielen kleinen Instituten, Fachbereichen oder Lehrstühlen resultiert. Finanzielle Mittel sind oftmals knapp, viele Aufgaben werden von Teilzeitkräften oder studentischen Hilfskräften übernommen. Ein zentrales Hochschulrechenzentrum betreibt zentrale Services, die von den Instituten und Lehrstühlen genutzt werden und sich mit selbstbetriebenen IT-Komponenten mischen. Für die Beschaffung werden teils spezielle Lizenzverträge für Forschung und Lehre abgeschlossen, deren Inhalte aber nur schwer verständlich und selten überall bekannt sind. Eine übergreifende Governance-Instanz ist oftmals nicht vorhanden.
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